Effizientes integriertes Risikomanagement dank Digitalisierung

Gütersloh entwickelt eine leistungsfähige virtuelle Krisenmanagement-Plattform während des Lockdowns

Übersicht

Gütersloh ist eine Stadt im Nordwesten Deutschlands und besitzt über 100.000 Einwohnerinnen und Einwohner. Angesichts der COVID-19-Pandemie war es für die Stadt unerlässlich, effiziente technologische Lösungen zu entwickeln, die die Ausbreitung des Virus kontrollieren und den Schutz der Bevölkerung gewährleisten sollen.

Hintergrund

Aufgrund eines COVID-19-Ausbruchs in einem Schlachthof einer Nachbargemeinde von Gütersloh stieg die Zahl der Fälle bis Juni 2020 sprunghaft an. Etwa 1000 Arbeitskräfte lebten in 500 Wohnungen, die der Stadt bis dahin nicht bekannt waren. Zusammen mit den Familienangehörigen mussten rund 2000 Bewohnende (Gütersloherinnen und Gütersloher) für 14 bis 28 Tage in Quarantäne gehen.

Ziele

Um diese kritische Situation schnell und effektiv zu bewältigen, baute ein Team der Stadtverwaltung eine simple und leistungsstarke virtuelle Krisenmanagement-Plattform auf.

Diese virtuelle Plattform ermöglichte es, die Situation ferngesteuert zu managen, ohne die Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gefährden zu müssen. 

Zu den täglichen Aufgaben der Stadt Gütersloh gehörten:

  • Quarantäne-Kontrolle für die infizierten Personen in den 500 Wohnungen
  • Sicherstellen der Lebensmittelversorgung
  • Gewährleistung von Sicherheit - insbesondere für Frauen und Kinder

Aktivitäten

  1. Die Gemeinde richtete ein neues Kommunikationszentrum ein, das kontinuierlich betrieben wird. Alle Bedürfnisse und Probleme wurden in Echtzeit auf einer digitalen Plattform (digitale App) registriert und rund um die Uhr im Zentrum bearbeitet.
  2. Die Kolleginnen und Kollegen nutzten einfache Kommunikationsmittel (Signal- und Messenger-Apps), um alle verantwortlichen Krisenmanagerinnen und -manager auf allen Ebenen der Kommunalverwaltung miteinander zu verbinden.
  3. Die Stadtverwaltung baute eine einfache und leistungsstarke "virtuelle Krisenmanagement-Plattform" auf, die das bereits im Projektmanagement eingeführte Tool "Meistertask" (www.meistertask.com) zur Aufgabenbearbeitung verwendet. Dieses sollte die gemeinsame und unkomplizierte Nutzung von Dokumenten und Datenbanken in Echtzeit ermöglichen. Auch andere Tools wie Trello oder Google Docs wurden aufgrund ihrer Einfachheit und Kompatibilität mit allen Betriebssystemen, Desktops und mobilen Geräten herangezogen.  

Wirkungen

Die verschiedenen Kommunikationsmittel der Plattform ermöglichten eine niedrigschwellige Vernetzung aller Akteurinnen und Akteure sowie eine einfache Echtzeitkommunikation in Gruppen. Darüber hinaus wurden zur Erfassung der 500 Quarantänestandorte geografische Informationssysteme (GIS) eingesetzt, in denen alle Informationen in Form einer virtuellen Karte gespeichert wurden. Schließlich wurde die geobasierte Management-App (VoluMap) entwickelt, durch die der spontane Arbeitseinsatz von Freiwilligen, mit dem Einsatz der Gemeinde in Echtzeit verknüpft und viele zusätzliche Helferinnen und Helfer gewonnen und zielgerichtet koordiniert wurden und werden.

Fazit

Die aktuellen Krisen (COVID-19, Hochwasser, Starkregen, Dürre, ...) zeigen, dass das Thema Krisen- und Risikomanagement in vielen deutschen Kommunen präsent ist. Allerdings stehen viele Gemeinden noch am Anfang - Strukturen und Prozesse müssen noch ausgebaut und auf breiterer Ebene etabliert werden.

Die Erfahrungen der Stadt Gütersloh zeigen, wie wichtig es ist, mit einem integrierten Risikomanagement zu beginnen, bevor Krisen eintreten. Alle relevanten Akteurinnen und Akteure müssen in offener Runde zusammengebracht werden, um einen strukturierten Austausch untereinander zu ermöglichen. Um die Krisenvorbereitung zu erleichtern, könnten u.a. Simulationsspiele durchgeführt werden, die es den Beteiligten ermöglichen, Krisenszenarien im Voraus zu visualisieren. 

Darüber hinaus erfordert Krisenmanagement bereits im Vorfeld bestimmte Ressourcen: Personal, Budget, Struktur- und Prozessorganisation sowie klare Verantwortlichkeiten und Kompetenzen.

Letztlich muss hervorgehoben werden, dass trotz der hohen Relevanz von zentral organisierten Krisenstäben die Verantwortung dezentral bei Fachabteilungen liegen muss, mit klaren Personalzuweisungen.

Wie diese gute Praktik zeigt, ist Digitalisierung ein Werkzeug, das das Krisenmanagement enorm erleichtert und zur Bewältigung komplexer Situationen beitragen kann und damit die Bedürfnisse der Menschen besser erfüllt. Andere Kommunen könnten von der Einführung ähnlicher Prozesse und (digitaler) Werkzeuge profitieren, bevor (!) neue Krisensituationen entstehen.

Weitere Informationen

Disaster management in German local governments
Präsentation von Dipl.-Ing. Henning Schulz

Interview mit Henning Schulz: Digitalisierung:
"Sie sollten Ihre eigene digitale Agenda entwickeln. Und zwar immer individuell für Ihre Stadt."
YouTube-Video auf Englisch

VoluMap - Gütersloh
https://www.volumap.de/guetersloh.html

Stand: 31.03.2022

Kontakt

Dipl.-Ing. Henning Schulz
Freiberuflicher Berater
Bürgermeister a. D. von Gütersloh
info(at)henningschulz-gt.de
www.henningschulz-gt.de

Bilder

Kategorien: COVID-19 Digitalisierung & Kommunikation Krisenmanagement Öffentliche Gesundheit & kommunale Dienste Good Urban Governance Krisenmanagement und Katastrophenvorsorge Öffentliche Gesundheit Smart Cities / Digitalisierung
Regionen: Europa Deutschland Gütersloh

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