Aufgrund eines COVID-19-Ausbruchs in einem Schlachthof einer Nachbargemeinde von Gütersloh stieg die Zahl der Fälle bis Juni 2020 sprunghaft an. Etwa 1000 Arbeitskräfte lebten in 500 Wohnungen, die der Stadt bis dahin nicht bekannt waren. Zusammen mit den Familienangehörigen mussten rund 2000 Bewohnende (Gütersloherinnen und Gütersloher) für 14 bis 28 Tage in Quarantäne gehen.

1. Die Gemeinde richtete ein neues Kommunikationszentrum ein, das kontinuierlich betrieben wird. Alle Bedürfnisse und Probleme wurden in Echtzeit auf einer digitalen Plattform (digitale App) registriert und rund um die Uhr im Zentrum bearbeitet.
2. Die Kolleginnen und Kollegen nutzten einfache Kommunikationsmittel (Signal- und Messenger-Apps), um alle verantwortlichen Krisenmanagerinnen und -manager auf allen Ebenen der Kommunalverwaltung miteinander zu verbinden.
3. Die Stadtverwaltung baute eine einfache und leistungsstarke "virtuelle Krisenmanagement-Plattform" auf, die das bereits im Projektmanagement eingeführte Tool "Meistertask" (www.meistertask.com) zur Aufgabenbearbeitung verwendet. Dieses sollte die gemeinsame und unkomplizierte Nutzung von Dokumenten und Datenbanken in Echtzeit ermöglichen. Auch andere Tools wie Trello oder Google Docs wurden aufgrund ihrer Einfachheit und Kompatibilität mit allen Betriebssystemen, Desktops und mobilen Geräten herangezogen.  

Die aktuellen Krisen (COVID-19, Hochwasser, Starkregen, Dürre, ...) zeigen, dass das Thema Krisen- und Risikomanagement in vielen deutschen Kommunen präsent ist. Allerdings stehen viele Gemeinden noch am Anfang - Strukturen und Prozesse müssen noch ausgebaut und auf breiterer Ebene etabliert werden.

Die Erfahrungen der Stadt Gütersloh zeigen, wie wichtig es ist, mit einem integrierten Risikomanagement zu beginnen, bevor Krisen eintreten. Alle relevanten Akteurinnen und Akteure müssen in offener Runde zusammengebracht werden, um einen strukturierten Austausch untereinander zu ermöglichen. Um die Krisenvorbereitung zu erleichtern, könnten u.a. Simulationsspiele durchgeführt werden, die es den Beteiligten ermöglichen, Krisenszenarien im Voraus zu visualisieren. 

Darüber hinaus erfordert Krisenmanagement bereits im Vorfeld bestimmte Ressourcen: Personal, Budget, Struktur- und Prozessorganisation sowie klare Verantwortlichkeiten und Kompetenzen.

Letztlich muss hervorgehoben werden, dass trotz der hohen Relevanz von zentral organisierten Krisenstäben die Verantwortung dezentral bei Fachabteilungen liegen muss, mit klaren Personalzuweisungen.

Wie diese gute Praktik zeigt, ist Digitalisierung ein Werkzeug, das das Krisenmanagement enorm erleichtert und zur Bewältigung komplexer Situationen beitragen kann und damit die Bedürfnisse der Menschen besser erfüllt. Andere Kommunen könnten von der Einführung ähnlicher Prozesse und (digitaler) Werkzeuge profitieren, bevor (!) neue Krisensituationen entstehen.