Knapper werdende finanzielle Ressourcen bei gleichzeitig neuen und steigenden Anforderungen durch Klimawandel und Bevölkerungsentwicklung zwingen Politik und Verwaltung zu einem effizienteren und effektiveren Umgang mit den Mitteln - gleichzeitig sollen Servicequalität und Bürgerzufriedenheit bei der Aufgabenerfüllung steigen. Um dies zu leisten, greifen viele Städte zu Reformmaßnahmen in Organisation und Management, in der Personalentwicklung und in der Kooperation mit Zivilgesellschaft und Unternehmen.

Das Verständnis von städtischem Management hat sich in den letzten Jahrzehnten in Deutschland, aber auch in anderen Ländern Westeuropas stark verändert: Kern war die Umwandlung der Behörde traditioneller Prägung in ein modernes Dienstleistungsunternehmen. Transparenz von Verwaltungsprozessen sowie die Qualität öffentlicher Dienstleistungen lösten die hierarchie-orientierte und unflexible Ordnungsverwaltung ab. Der Bürger avancierte zum „Kunden“, der einen Anspruch auf eine effektive und qualitativ hochwertige Dienstleistung hat. Politik und Verwaltung orientieren sich an Marktnormen und Prinzipien der Unternehmensführung. Für die Bewohner brachte dies konkrete Modernisierungsschritte der Verwaltung, so durch die Einrichtung von Bürgerämtern und die Ausweitung der Öffnungszeiten städtischer Dienststellen wie auch die Möglichkeit, ausgewählte Verfahren online erledigen zu können.

Aber auch Städte in Entwicklungs- und Schwellenländern gehen diesen Weg. Gerade durch den Einsatz EDV-gestützter Systeme können sie entscheidend zur Transparenz und Effizienz von Verwaltungshandeln beitragen. Der Stadtstaat Singapur und die Stadt Sragen auf Zentraljava in Indonesien gelten hier international als beispielhaft. Aber auch ärmeren Entwicklungsländern bieten sich Chancen. Im Auftrag des BMZ und mit GIZ-Unterstützung wurden beispielsweise "One-Stop Service Center" in Jamalpur Pourashava, Bangladesh eingerichtet. Ein Center bietet eine einzige Anlaufstelle für alle Anliegen der Bürger an die Verwaltung. Dadurch finden bspw. auch Menschen, die nicht des Lesens mächtig sind, sofort einen kompetenten Ansprechpartner, was zur Inklusion marginalisierter Bevölkerungsgruppen beiträgt. Zudem konnten durch die Umstellung auf EDV Verwaltungsabläufe wesentlich effizienter gestaltet und Bearbeitungszeiträume deutlich verkürzt werden.

Bei der Instandhaltung von städtischer Infrastruktur und Liegenschaften spielen moderne Managementmethoden wie die Führung der Mitarbeiter über Zielvereinbarungen, die dezentrale Ressourcenverantwortung und die Übertragung von Aufgaben an (öffentliche) Unternehmen ebenfalls eine zunehmende Rolle.